Cara Mendapatkan Sponsor Untuk Event

Mencari sponsorship untuk sebuah event memang tidak mudah, namun Anda tidak perlu khawatir. Tulisan ini akan memberikan gambaran dan penjelasan mengenai cara mendapatkan sponsor yang dapat Anda coba. Sebelum membahas lebih jauh, kami akan menjelaskan terlebih dulu pengertian sponsorship dan jenis-jenis sponsor.

APA ITU SPONSORSHIP?

Sponsorship merupakan bentuk dukungan dari perusahaan kepada suatu organisasi, seseorang, atau penyelenggara kegiatan yang ditukar dengan publisitas atau promosi dari suatu produk. Dalam dunia marketing, sponsorship adalah suatu kegiatan yang berbasis kesepakatan dari pihak pengiklan dan pihak yang ingin memasang suatu iklan.

JENIS-JENIS SPONSOR UNTUK ACARA

1. Sponsor Utama

Sponsor utama merupakan sponsor yang paling besar dalam memberi dukungan untuk suatu acara, yakni lebih 50% dari anggaran kegiatan.

Feedback yang diberikan penyelenggara acara kepada pihak pemberi sponsor sangat variatif, seperti penempatan logo, penyebutan nama, kesempatan dipromosikan secara langsung, dan lain-lain.

2. Sponsor Umum

Sponsor umum juga mengambil porsi yang cukup besar dalam suatu acara. Apabila sponsor utama mengambil lebih dari 50% pengeluaran, sponsor umum hanya mengambil kurang atau sama dengan 50% anggaran.

3. Sponsor Resmi

Sponsor resmi memberikan dukungan tidak dalam bentuk uang tunai, melainkan bentuk produk yang sesuai dengan jenis usahanya. Bentuk dukungan biasanya berupa hadiah, giveaway, atau doorprize yang merupakan produknya.

4. Sponsor Teknis

Sponsor teknis memberikan dukungan dalam bentuk jasa atau barang, namun lebih cenderung kepada pengadaan bantuan dalam bentuk layanan.

Sebagai contoh, perusahaan di sektor transportasi memberikan bantuan langsung untuk akomodasi, makanan dan minuman.

5. Sponsor Partisipasi

Sponsor partisipasi merupakan sponsor yang memberi dukungan berupa uang atau barang, namun dalam jumlah yang tidak besar yakni sekitar 10% dari seluruh anggaran.

Timbal balik dari penyelenggara acara untuk jenis sponsor ini juga tidak besar, penempatan logo dan kesempatan promosi umumnya lebih kecil.

CARA MENDAPATKAN SPONSOR UNTUK ACARA

1. Cari sponsor yang cocok dengan target pengunjung Anda

Sebelum mengajukan proposal sponsor ke perusahaan, pastikan bahwa produk perusahaan tersebut cocok dengan target pengunjung yang akan datang ke event Anda. Misalnya, Anda ingin menyelenggarakan konser musik. Target pengunjung acara Anda adalah anak muda dengan rentang usia 17-30 tahun. Anda tentu harus mencari perusahaan dengan produk yang cocok untuk usia tersebut, seperti makanan, minuman, dan lain-lain.

2. Catat daftar sponsor yang potensial

Setelah menentukan sponsor yang cocok dengan target pengunjung, buatlah daftar perusahaan-perusahaan yang potensial untuk Anda ajak kerja sama.

Baik dari perusahaan yang sudah pernah bekerja sama, perusahaan yang pernah mensponsori kegiatan serupa dengan acara Anda, dan orang atau perusahaan yang memiliki koneksi dengan Anda.

3. Tentukan jenis sponsor yang Anda butuhkan

Anda harus menentukan jenis sponsor seperti apa yang Anda butuhkan. Apakah sponsor utama yang menyediakan bantuan dana, sponsor resmi yang menyediakan produk, sponsor teknis, dan sebagainya. Setelah menggolongkan jenis sponsor, Anda dapat mencatat siapa-siapa saja target perusahaan yang sesuai dengan kebutuhan Anda.

4. Buat penawaran yang menarik

Agar calon sponsor terpikat, buatlah penawaran yang menarik. Berikan alternatif promosi produk yang lebih mengesankan.

Misalnya, buat target jumblah penonton diatas maksumin 500 penonton, manfaatkan orang-orang tersebut untuk soft di akun media sosial masing-masing. Sehinga calon sponsor dapat di ketahui khalayak banyak

Tawarkan pula paket sponsor yang lebih bervariasi, kalau perlu Anda bisa membuka negosiasi agar pihak perusahaan dapat menyampaikan apa yang mereka inginkan.

5. Buat proposal yang menarik

Merancang proposal dengan desain yang menarik juga akan meningkatkan peluang proposal untuk dibaca. Dengan begitu, peluang terjadinya kerjasama juga akan meningkat.

Tidak hanya menarik, proposal juga harus singkat, jelas, dan memuat informasi yang diinginkan perusahaan. Perjelas benefit-benefit apa yang akan perusahaan dapat jika memberi sponsor kepada acara Anda.

6. Tentukan deadline

Pengajuan sponsor kepada suatu perusahaan membutuhkan waktu yang cukup lama. Rentang waktu paling tepat untuk mengajukan sponsor adalah 3-6 bulan sebelum acara diselenggarakan.

Anda juga perlu memperhatikan timeline perusahaan yang Anda tuju. Beberapa pihak sponsor memiliki bulan dimana perusahaannya masih menerima pengajuan sponsor dan tanggal perusahaan melakukan tutup buku di akhir tahun.

7. Buat badan email yang menarik

Saat mengirim proposal melalui email, Anda juga perlu untuk melakukan pendekatan. Tidak hanya asal kirim dengan template sederhana, tunjukan bahwa Anda memang tertarik untuk bekerja sama dengan perusahaan tersebut.

Anda dapat mulai dengan memperkenalkan diri/lembaga, memberi tahu apa yang Anda suka dari perusahaan tersebut.

Sertakan alasan mengapa Anda mengajukan proposal sponsor ke perusahaan tersebut dari sekian banyak perusahaan lainnya.

8. Presentasikan proposal dengan percaya diri

Untuk meyakinkan calon sponsor, Anda juga dapat membuat janji temu untuk mempresentasikan proposal. Apabila Anda berhasil membuat janji temu, persiapkan dengan matang apa-apa saja yang harus dibicarakan.

Perhatikan pakaian, pembawaan, gaya bicara, bahasa dan hal-hal lain yang membuat Anda semakin meyakinkan di mata calon sponsor.

9. Selalu follow up

Anda tidak pernah tahu siapa calon sponsor yang berminat dan kapan mereka akan menghubungi Anda. Terkadang keputusan dari pihak sponsor baru berikan dalam waktu yang dekat dengan hari H acara. Pastikan Anda selalu melakukan follow up kepada calon sponsor setelah presentasi.

1. Jangan mudah menyerah

Apabila proposal pengajuan sponsor ditolak atau tidak ada keputusan yang pasti, jangan berkecil hati. Tetap fokus dan pikirkan peluang sponsor lainnya. Maka dari itu, Anda perlu mengirim sponsor kepada perusahaan-perusahaan lain meskipun perusahaan tersebut adalah opsi terakhir.

Berikut cara mendapatkan sponsor untuk acara yang ingin Anda selenggarakan. Semoga tulisan ini bermanfaat ya!